僕がブログ副業を始めたのは、40代半ばに差し掛かってからでした。
それまでは、サラリーマン一筋の人生です。
文章といえば、メールや報告書、稟議書やプレゼン資料・・・、
そういった書類作成時に必要となる程度でしかなかったですね。
「そんな僕でも、今では文章を書き続けることで収益を得られている！」
陳腐な自慢をしたいわけではありません(笑)
今回お伝えしたいのは、
『周りから一目置かれるビジネス文書』
についてです。
ブログ副業を通してライティング技術を少しずつ身につけてきた今、
普通のサラリーマンとして勤務している間も、色々と変化は起こっているんですよね。
その一つが、サラリーマンとしての業務の質です。
毎日文章を書き続けているのですから、嫌でも文章力はUPしていきます(^.^)
そんな僕が気づいたことは、本当に当たり前のことでした。
『文章術で大切にしていること全てがビジネスでも通用すること』です。
普段の営業業務であっても、メールや電話、全ての業務に活かすことができるものだったんですよね。
文章力を上げる秘訣については、このブログ内で多く紹介していますが・・、
今日お話しするビジネス文書についての内容も、全て同じことに気付くはずですよ♪
『社会人として活躍できる人材になるためのコツ』であると言ってもいいでしょうね！
ビジネス文章の書き方：一つしかコツを伝えられないとしたら
この記事を読み終えた時、これだけは持って帰って欲しいもの。
他のことは忘れてしまっても、これさえ覚えていれば後は何とかなる。
そんなビジネス文書を書くためのコツを一つだけお伝えするとしたら・・・。
文章を書き始める前に、一つのことを鮮明に描く習慣をつけて欲しいということなんですよね。
作業に入る前に、まずゴールを描くのです。
具体的には、
『あなたの書いた文章を読み終えた時、相手の頭の中がどのような状態になっているのか？』
相手の頭の中の状態を鮮明に描くことが、全ての始まりだということです。
メール文章であれば・・・、
読んでいる相手がフムフムと納得しながら読み進めてくれ、最後に
「了解しました！」
即座に、その返答が頂けることかもしれません。
稟議書であれば・・・、それを読んでいる上司が
「これは必要な出費だな。」
とポンッとハンコを押してくれる状況(^.^)
理想とするゴールを限りなくクリアに描きながら、その映像を通して相手の頭の中を想像していくのです。
この思考習慣の癖がつけば、僕としてはもう8割は成功していると思っているんですよね。
他の全ては忘れていいので、これだけは覚えておいてくださいね（笑）
ビジネスシーンで役立つ文章技術
文章を読む前と読んだ後の、相手の頭の中の状態を想像していくこと。
どのような変化が起こってくれることを期待しているのか？
それがこれから書いていく文章の目的、ゴールとなります。
そこがわかれば、多くの本で書かれているビジネス文章の基本、
明確さ、簡潔さ、具体性
余計な言葉を省いて、ポイントだけを伝えること
目的を最初に伝える『逆ピラミッド式』の構造・・・
そうしたコツの意味も腑に落とせるはずです。
相手も限られた時間の中で、あなたの文章を処理していく身です。
一つの文章を書くあなたでも、相手にとっては多くの文章の中の一つに過ぎません。
余計な負担を与えるべきではないんですよね。
負担とは、相手に余計なことを考えさせてしまう文章のことです。
「結局、何が言いたかったのだろう？」
そうしたことを考えさせるような文章ではダメだということなんですね。
ビジネスメールのプロフェッショナルな書き方
相手に余計なことを考えさせずに、最初に描いたゴールまで導いていくための文章。
そこを意識すると、色々な問題に対しての答えが鮮明に見えてくるようになります。
専門用語は多用していいのか？
ある分野の方たちだけに通用する共通言語のようなものですね。
一般論としては、一部の人にしかわからない言葉は使うべきではないと言われます。
要はこれも、
『相手の使っている言葉に合わせて表現を選ぶこと』
が大事なことですよと教えてくれているんですよね。
エアコンの販売員がお客さんへの商品を説明する際、わかりにくい専門用語を使うことはないでしょう。
少なくとも売れる営業マンであれば、普通の人にはわかりにくい言葉は多用しないはずです。
このように専門用語は避けていく方が無難であることが多いのですが・・・、
ビジネス文書においてはその逆となることも結構あるんですよね。
むしろ同じ業界内の間でのコミュニケーションでは、専門用語を適切に使うべきです。
相手の使っている言葉に合わせて表現を選ぶことが鉄則ですからね。
難しい表現、一定の業界内の人たちにしか通用しない共通言語が、お互いのやりとりを円滑に進めていくための武器となってくれることも多いのです。
エアコンの販売員さんは、普通はわかりにくい言葉を使わないとお話ししましたが、これも相手次第なんですよね。
中には、細かい機能性を知ることで納得したいというお客さんもいます。
そうした方たちへは、専門用語が武器となってくれることもあるということです。
クリアなコミュニケーションのための文章例
使う言葉の種類は、相手次第。
そのことをお伝えしましたが、もう一つ大切なことがあります。
それは、
『相手の負担をできる限り軽減する』
という視点です。
相手が、時間を費やす負担
相手が、作業が増える負担
相手が、考える負担
ビジネス文書からは少し話がそれてしまいますが、お客さんは基本的に考えたくないものなんです。
「どの商品を買うべきか？それを考える負担を少なくしたい。」
そんな省エネを必ず考えているものなんですよね。
それだけ、考えるというのは脳に負荷がかかる作業だということです。
結局ビジネスって、
「お客さんの考える負担は売り手の方で請け負いますよ。その代償としてお金を頂きますね」
というものなんですよね。
これが、僕のレンズを通して見えるビジネスの姿ですね（笑）
相手への負担をできる限り軽減すること。
社内のメール伝達でもここを意識しておけば、スリムな文章になりますよ。
件名: 次回会議の日程調整について
皆様、 お疲れさまです。
次回の週次会議について日程の調整を行いたいと思います。
現在候補としては以下の二つの時間帯を考えています。
1. 3月15日（水）午前10時から11時
2. 3月16日（木）午後2時から3時
ご参加頂くため都合の良い日時を教えていただけますか？
最も多くの人が参加可能な日時に設定したいと思います。
会議室確保等の事前準備もありますので、回答期限を3月9日（木）までと設定させてください。
不参加の場合も、その旨をお知らせ願います。
会議のアジェンダは以下の通りです：
– 前回の会議のフォローアップ
– 新規プロジェクトの進行状況報告
– Q2の目標設定
参加可能な日時、またはその他ご要望があれば、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
[会社名]
[あなたの職位]
[あなたの名前]
[電話番号] [メールアドレス]
必要最低限の情報をシンプルにまとめて、読み手の考える負担を最小限に抑えること。
ここが大事ですね。
必要な情報は全て入れていくこと
必要でない情報は全て捨てること
セールスレターの鉄則ですが、ビジネス文書でもそのまま当てはまる原則ですね。
デキる人の書き方：報告書・提案書
社内伝達のメールであれば、日程や出欠確認、議題といった情報を簡潔に伝えていくことを考えていれば大きな失敗はありません。
でも報告書や提案書になると少しだけ複雑になるんですよね。
理由は大きく二つあります。
提案書は単なる伝達ではなく、読み手に承認や納得を求める必要があること
そして、読み手が一人ではなく複数であることが多いからです
もちろん社内メールでも、複数人に送信するものです。
でもそれは、全ての人に『最適な日程を決める』などの共通した目的があるものです。
ところが報告書、提案書の場合はちょっと違うんですよね。
多くは、自分よりも立場が上の上司であったり顧客先への書類となることでしょう。
最終的に、
「よし、気に入った。承認しよう！」
「事情はわかりました。今後の改善案についても了承します。」
と読み手が納得してもらえる状況がゴールとなるわけです。
その時に相手が一人であれば、ターゲットを絞るのはとても簡単です。
でも提案書の場合は、性格の異なる複数の人たちがターゲットとなってしまいます。
複数の人たちに、一枚の書類でそのゴールまで到達しなければならないわけですね。
その時に選ぶべき選択肢は、二つです。
ターゲットをキーパーソン一人に絞り込んで書くこと
読み手の全ての人が共通して持っている目的を絞り込むこと
読み手の性格は、それぞれもちろん違いますが、
「この提案によって、〇〇部署のこの商品の売上を上げたい」
という目的は全ての上司たちが持っている共通認識かもしれません。
人に絞り込むか、目的・目標に絞り込むか？
基本は人の方ですね。
目標や目的も、人が掲げるものですから。
仮に不承認とする場合、その判断をする人にとってもリスクになってきます。
「なぜあの提案を突っぱねたんだ！」
と更に上の人から詰問を受ける可能性もあるからです。
「少なくとも、あの人の目には通さなければ。」
あの人というのは、キーパーソンのことです(^.^)
キーパーソン一人に絞り込んで、その人が
「よしっ！」
と納得するような内容で書くこと。
そこを心掛けるだけで、洗練度はグンと上がってきます。
ビジネス文章の誤解を避けるポイント：仕事がデキる人の共通点
キーパーソンにとって、必要な情報は何なのか？
そこを理解することは当然のことなのですが・・・、
「どのような情報が必要でないのか？」
ここまで考える人は少ないんですよね。
必要な情報は全て入れること
不必要な情報は全て捨てること
この両輪が必要なんです。
ちなみにセールスレターを書いている時は、この捨てるという点にとても神経を注ぎます。
対面での会話と違ってレターの場合は、読み手がすぐに破り捨てることができるんですよね。
営業マンを相手に会話している時でも、聞きたくない話題をペラペラと喋り続けている人から物を買いたいとは思わないはずです(^-^;
文章でも同じ。
出来る限り、無駄な情報は捨てなければならないのです。
何を捨てるべきか？
何度も言ってしまいますが、その基準は読み手の気持ちの中にあります。
相手にとって重要なこと、重要でないこと。
そこを考えていく必要があるのですね。
事務所内でコッソリ仕事仲間たちを観察してみて下さい。
仕事がデキる人、デキない人の違いは、この両者を見分けることが出来るかできないかなんですよね。
大切な部分にエネルギーを注げている人
枝葉の部分だけにいつまでもエネルギーを注いで、忙しい忙しいと呟いている人(笑)
何が重要か？
何が幹の部分なのか？
文章においても、
『残す部分と捨てる部分を選定する技術』
が大切なのですね。
【盲点にして最重要】チーム内コミュニケーションを支える文章力
ここからは、とても重要なことをあなたにだけコッソリとお伝えします(笑)
多くの人に見逃されやすいポイントであるがゆえに、とても大切なことです。
何を捨てるか？
ここが重要であることを言いましたが実は・・、
多くの人が見過ごしてしまっているポイントがあるのです。
できる人は無意識にやっているので、そのことに気付いていないことが多いのですが・・。
デキない人にとっては
「どうしてあの人はできるのに私は・・？」
と悩んでしまう部分なんですよね(^-^;
それが、タイミングです。
相手のタイミング。
ここを観察できているかが、とても大切なポイントなのです。
僕はボクシングをしたことはありませんが・・・、
おそらく同じパンチでも相手がガードしている時と、隙を見せたときの効果には大きな差があると思います。
文章力もそれと同じなんです。
同じ表現であっても、どの順番で言っていくかでその効果は全く違ったものになるんですよね。
多くの文章に触れることや、教材で勉強すること。
これはボクシングに例えれば、サンドバッグを打ってパンチ力を鍛えるようなイメージでしょうか。
対して、キーパーソンのことを考えたり、相手の感情の起伏を想像すること。
これは対戦相手の癖や隙を見極めるために、相手を見る能力を鍛えるイメージですね。
よく売る営業マンは、相手が欲しいタイミングで欲しい商品をバッチリのタイミングで売り込む能力がある人のことです。
文章力のある人は、相手が
「この情報が欲しい」
と思ったタイミングで適切な情報を与えているものなんです。
ビジネス文書を書く前に抑えるべきハンターに必要な力
同じ一撃でも、その威力をどう増すか？
黙々と鍛錬を重ねるその姿勢も大切です。
その一撃をどのタイミングで出すべきなのか？
ここも大切です。
このような場合、相手はどのような気持ちになるのだろう？
言い回しやテンプレートと別に、この視点も大切であるということですね。
自分への目と、相手への目
厳しさと優しさ
この2つの視点があるからこそ、距離感が掴めるものなんですよね。
一貫性のある情報。
一つに絞られた明確な目的。
そのために必要な2つの視点。
売れる営業マンになるには、ただお喋りになればいいだけではありません。
売れる営業マンになるには、お客さんの気持ちを観察する能力があればいいということでもありません。
「今こそ売り込んで欲しい。」
お客さんすら気づかないその気持ちを察したそのタイミングで、強烈に売り込みをかけれらること。
文章でも全く同じです。
決めの一言を差し込むタイミングは、読み手がこのような状態になった時だ。
その為の準備段階には、どのような順番で案内を試みたらいいだろうか？
多くのテクニックなど必要ありません。
観察力とタイミング。
この二つの視点を心掛けることによって、ビジネス文書の質はグングンッと急上昇していくことでしょう♪
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